Die Software liest, was die Bücher hergeben
Hier gibt es kein Geheimrezept, nur einfache, vernünftige Wege, Buchhaltung und Finanzen eines Unternehmens zu führen. CFO Foundry macht sie jeden Monat sichtbar, doch Software kann fehlende Praxis nicht ersetzen: Ein Fractional CFO oder ein Operator hält sie aufrecht.
Was rekonstruiert ein Käufer?
Ein Käufer bewertet das Unternehmen auf Basis des bereinigten EBITDA und eines normalen Niveaus des Working Capital, und seine Berater bauen beides aus der Monatshistorie nach. Jede Bereinigung, die sie anerkennen oder ablehnen, wird mit dem Multiple vervielfacht. Was nicht dokumentiert wurde, als es geschah, rekonstruiert die Gegenseite, und selten zugunsten des Verkäufers.
Gute Praxis handelt deshalb von Aufzeichnungen, die zur rechten Zeit entstehen: ein sauber abgeschlossener Monat, ein Einmaleffekt, der festgehalten wird, wenn er eintritt, Kosten des Eigentümers, die getrennt werden, bevor jemand fragt.
Welchen Regeln folgen die Zahlen?
Fünf Regeln gelten für jede Zahl im Monatsreporting, jeden Monat:
- Eine Definition je Zahl: Umsatz, EBITDA oder Working Capital werden einmal berechnet, und Bericht, Dashboard und Arbeitsmappe lesen dieses eine Ergebnis.
- Jede Zahl rückverfolgbar: jede Zahl führt zu den Konten zurück, aus denen sie stammt, sodass eine Frage des Beirats oder eines Käufers aus den Büchern beantwortet wird.
- Was fehlt, wird als fehlend gezeigt: ein Datensatz, der nicht vorliegt, wird als fehlend markiert und nie mit einer Null gefüllt.
- Bereinigungen stehen neben der Zahl: das bereinigte EBITDA zeigt die berichtete Zahl daneben, jede Bereinigung mit ihrer Begründung und ihrem Beleg.
- Jeden Monat dieselben Regeln: Definitionen ändern sich nicht zwischen Monaten oder Jahren, sodass sich ein Monat mit dem nächsten vergleichen lässt.
Welche Buchhaltungsgewohnheiten schützen den Preis?
Jede davon ist im laufenden Monat günstig und in einer Due Diligence teuer nachzuholen:
- Abgrenzungen jeden Monat, nicht nur zum Jahresende: Boni, Urlaubs- und Überstundensalden, noch nicht fakturierte Leistungen und Lieferantenrechnungen, sodass sich ein unterjähriger Monat wie ein Jahresabschluss liest.
- Umsatz jeden Monat gleich erfasst: Leistungen nach Aufwand monatlich fakturiert und nicht fakturierte Leistungen zum Monatsende abgegrenzt, Festpreisprojekte nach einer schriftlichen Regel zum Fertigstellungsgrad, erhaltene Anzahlungen auf einem eigenen Konto.
- Ein Verzeichnis der Einmaleffekte, laufend geführt: was geschah, wann, der Betrag und der Beleg. Eine Bereinigung, die zur rechten Zeit dokumentiert wurde, wird anerkannt; eine, die Jahre später begründet wird, oft nicht.
- Eigentümer und Unternehmen getrennt: das Gehalt des Eigentümers zu einem Marktsatz oder neben einem Vergleichswert dokumentiert, private Kosten nicht in den Büchern, Familienangehörige mit Stellenbeschreibung angestellt, Miete und Gesellschafterdarlehen zwischen Eigentümer und Unternehmen zu Marktkonditionen.
- Forderungen ehrlich bewertet: die Wertberichtigung auf zweifelhafte Forderungen jeden Monat anhand ihres Alters geprüft, nicht erst vor dem Verkauf bereinigt.
- Regeln aufgeschrieben und beibehalten: Aktivierung, Umsatzerfassung und Kontenplan bleiben über die Jahre gleich, die ein Käufer liest.
Wie wird Intercompany eingerichtet?
In einer Gruppe mehrerer Gesellschaften geht Intercompany in den Monatszahlen am häufigsten schief, und hier schauen die Berater eines Käufers zuerst hin. Mit den richtigen Konten von Anfang an eingerichtet, stimmt es jeden Monat ab und besteht die Due Diligence ohne Nacharbeit:
- Forderungen und Verbindlichkeiten in der Bilanz: Intercompany-Forderungen und -Verbindlichkeiten auf eigenen Bilanzkonten, getrennt von Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, ein Konto je Schwestergesellschaft. Jeder Saldo hat dann genau ein Gegenstück, mit dem er abgestimmt wird.
- Darlehen getrennt von Bankschulden: Intercompany-Darlehen und ihre Zinsen auf eigenen Konten, sodass die Nettoverschuldung nur zeigt, was die Gruppe nach außen schuldet.
- Umsatz und Kosten nach ihrer Art beim Empfänger: Mitarbeiter, die an fakturierbaren Projekten des Empfängers arbeiten, unter Personal, zugekaufte Leistungen als Fremdleistungen, weiterverrechnete Miete und Verwaltung als sonstiger betrieblicher Aufwand, eine Steuerumlage unter Steuern.
- Derselbe Betrag im selben Monat: beide Gesellschaften buchen jede Verrechnung im selben Monat, sodass das Paar auf null aufgeht.
Mit diesen Konten eliminiert CFO Foundry Intercompany jeden Monat aus den Konzernzahlen und zeigt, was nicht aufgeht. Eine Differenz wird mit einer Buchung korrigiert, nie im Bericht wegerklärt.
Welche Posten behandelt ein Käufer als Schulden?
Der Preis wird auf Basis cash-free, debt-free gezahlt, und ein Käufer rechnet Posten zur Nettoverschuldung, die der Verkäufer als Teil des normalen Geschäfts sieht. Wer sie vorab kennt, macht aus einer Verhandlung eine Prüfung von Zahlen, die bereits vorliegen:
- erhaltene Anzahlungen: fakturierte, aber noch nicht erbrachte Leistungen
- abgegrenzte Boni und offener Urlaub
- überfällige oder über das Zahlungsziel gestreckte Verbindlichkeiten
- Ertragsteuern auf Gewinne bis zum Closing
- Leasingverbindlichkeiten sowie Abfertigungs- oder Pensionsrückstellungen, wo das Gesetz sie vorsieht
Was sollte im letzten Jahr nicht passieren?
- Window Dressing: Forderungen kurz vor dem Signing früher eintreiben oder Lieferanten später zahlen. Der Working-Capital-Peg ist ein Durchschnitt der letzten zwölf Monate, und überfällige Verbindlichkeiten zählen als Schulden, sodass der Effekt im Preis wieder umgekehrt wird.
- Späte Bereinigungen: Bereinigungen, die in den letzten Monaten ohne Beleg eingeführt werden, werden abgelehnt und kosten Glaubwürdigkeit für alle anderen.
- Eine Änderung der Regeln oder des Kontenplans: sie bricht den Vergleich eines Jahres mit dem nächsten, und genau den liest der Käufer.
- Neue Vereinbarungen mit dem Eigentümer: ein neuer Vertrag mit nahestehenden Personen im Jahr des Verkaufs wird als Vorbereitung auf den Preis gelesen, nicht als Geschäft.
- Abflüsse nach dem Stichtag: wird der Preis auf eine vergangene Bilanz festgelegt, werden Ausschüttungen, Management Fees oder Boni an die Verkäufer nach diesem Stichtag vollständig zurückgezahlt.
- Steuergruppen, die überraschend enden: eine Gruppenbesteuerung oder ein Ergebnisabführungsvertrag hat eine Mindestdauer; der Verkaufszeitpunkt muss sie berücksichtigen.
Was will ein Käufer im Unternehmen sehen?
- Ein Geschäft, das ohne den Gründer läuft: Kundenbeziehungen, die mehr als eine Person trägt, ein Managementteam, das den Monat führt, Entscheidungen, die nicht auf eine Unterschrift warten.
- Eine Fassung der Zahlen: Bericht, Arbeitsmappe und Beiratspräsentation nennen dieselbe Zahl.
- Ein Forecast mit Erfolgsbilanz: der Forecast jedes Monats wird aufbewahrt, sodass seine Treffsicherheit über die Zeit gezeigt statt behauptet werden kann.
- Ein Datenraum, der laufend entsteht: Verträge, Arbeitsbedingungen, IP und Domains im Eigentum des Unternehmens, nicht des Gründers, und Change-of-Control-Klauseln in Kundenverträgen lange vor dem Signing gefunden.
- Eine Vendor Due Diligence, wenn sie sich lohnt: in einem Bieterverfahren legt ein Bericht, den der Verkäufer beauftragt, die Feststellungen auf den Tisch, bevor ein Käufer sie anspricht.
Was passiert jeden Monat?
- Die Daten kommen an einem festen Tag: der Export jedes Systems, geliefert von der Person, die dafür verantwortlich ist.
- Der Monat wird abgeschlossen: Abgrenzungen gebucht, Intercompany abgestimmt, die Bilanz abgestimmt.
- Ein Durchlauf: Berichte, Arbeitsmappen und Datenraum entstehen aus dem abgeschlossenen Monat.
- Eine Besprechung: was sich bewegt hat, warum, und die zwei oder drei Entscheidungen, die die Zahlen verlangen. Entscheidungen werden protokolliert und im nächsten Monat wieder aufgegriffen.
- Der Forecast rollt weiter: sodass eine Abweichung sichtbar wird, solange sich das Quartal noch ändern lässt.
Was hält das Unternehmen selbst aufrecht?
Die Software liest, was in den Büchern steht. Drei Dinge kann nur das Unternehmen selbst tun:
- Ein bewusst geführter Kontenplan: ein neues Konto wird mit Absicht eröffnet, nicht weil eine Buchung einen Platz braucht.
- Abgrenzungen jeden Monat gebucht: sodass jeder Monat seinen eigenen Umsatz und seine eigenen Kosten trägt.
- Dateien pünktlich geliefert: im vereinbarten Format, jeden Monat, von der dafür benannten Person.
Wie kommt ein Unternehmen dorthin?
Ein Mandat verläuft in fünf Stufen, vom ersten Blick auf die Daten bis zur Exit Readiness. Jede Stufe endet mit etwas, das beim Unternehmen bleibt, sodass die Praxis steht, lange bevor ein Käufer danach fragt.
Woher kommt das?
Syrous, der CFO Foundry gegründet hat, hat 2007 ein Unternehmen für Custom Software Engineering und Digital Services mitgegründet und es siebzehn Jahre lang geführt, während es auf über 100 Mitarbeiter wuchs. Als Group CFO leitete er 2024 den Finanz-Workstream beim Verkauf an einen Private-Equity-Käufer. Diese Seite ist, was das erfordert hat, so aufgeschrieben, dass ein Unternehmen es jeden Monat einhalten kann.
FAQ
Erledigt die Software das allein?
Nein. Die Software liest, was die Bücher hergeben, und zeigt jeden Monat, wo sie nicht reichen. Die Praxis einzuhalten ist Arbeit von Menschen: eines Fractional CFO von CFO Foundry oder des eigenen Teams, nachdem ein Operator alles eingerichtet hat.
Muss das Unternehmen sein Buchhaltungssystem wechseln?
Nein. Sie arbeitet mit den Exporten, die die Systeme bereits erzeugen. Die Konten werden einmal je Gesellschaft zugeordnet; für Intercompany braucht es unter Umständen einige neue Konten.
Wie früh sollte die Vorbereitung beginnen?
Zwei bis drei Jahre für die Historie, die ein Käufer liest: saubere Monatsabschlüsse und ein Geschäft, das weniger vom Gründer abhängt, brauchen so lange. Verträge, der Registereintrag, privat gehaltenes IP und Gesellschafterdarlehen lassen sich in wenigen Monaten ordnen.
Was hat ein Käufer davon?
Eine Historie, die jeden Monat gleich aufgebaut ist: Zahlen bis zum Konto rückverfolgbar, Bereinigungen mit Belegen, Intercompany in den Büchern abgestimmt.
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