So läuft ein Mandat
Fractional, wenige Tage im Monat, nie eine Festanstellung. Fünf Stufen, jede endet mit etwas, das Sie in der Hand halten. So sieht die Arbeit mit Adastra Solutions konkret aus.
Der Prozess kommt aus der eigenen Erfahrung des Gründers. Bei Parkside brauchte Syrous Abtine operative Zahlen im Alltag und Transaktionsbereitschaft gleichzeitig, ohne einen Vollzeit-CFO, einen M&A-Berater und ein Big-4-Mandat nebeneinander zu tragen. Die fünf Stufen unten sind dieser Bedarf, übersetzt in eine Methode.
Assessment: Wie ist das Unternehmen finanziell aufgestellt?
Vor allem Zuhören und Lesen. Gesellschaften, Länder, Währungen. Das Buchhaltungs-Setup: Ihr internes Finanzteam und der externe Steuerberater, wann der Abschluss tatsächlich landet, ob ein Monat mit dem nächsten vergleichbar ist. Was Gründer und Führungsteam heute sehen, wie alt es bei Ankunft ist und wie weit die Liquidität nach vorn sichtbar ist.
Und die Datenlandkarte: welche Quellen es jenseits der Buchhaltung gibt, in welcher Form sie vorliegen, wer sie verantwortet. Saldenlisten, Gehalts- und HR-Daten, geleistete Stunden aus der Zeiterfassung, die Sales-Pipeline, Kostenstellen.
Einem schriftlichen Assessment mit priorisiertem Plan und einem ersten CFO-Foundry-Paket aus Ihren letzten Saldenlisten. Bewusst ungeschliffen: Es zeigt, was Ihre Daten schon sagen können und wo genau sie zu kurz greifen.
Implementierung: Ändern, was sich ändern muss, einführen, was fehlt
Kontenplan und Buchungen. Aufräumen, was zufällig gewachsen ist, Buchungskonventionen mit dem Steuerberater vereinbaren, Abgrenzungen monatlich statt am Jahresende. Das ist Verhandlung, nicht nur Aufgabe.
Die Strukturen, die die Berichte brauchen. Kostenstellen, die zum tatsächlichen Geschäft passen, Projekt- und Kundenstrukturen, an denen Deckungsbeiträge gemessen werden, HR-Daten in definierter Form, der Pipeline-Export mit dem Vertrieb vereinbart.
Das Mapping. Jedes Konto einmal in die Engine gemappt. Von hier an werden Berichte generiert, nicht gebaut.
Die Übergabewege. Je Datenquelle ein Verantwortlicher, ein Format und ein Termin im Monat. Schriftlich festgehalten, mit den Menschen vereinbart, die liefern.
Dem ersten vollständigen Monatspaket, gemeinsam durchgesehen: jede Ansicht, aus Ihren echten Systemen, zu einem zugesagten Termin.
Kadenz: Ein Rhythmus, den das Unternehmen hält
Daten landen bis zu einem festen Tag. Abschluss. Das Paket wird generiert und verteilt. Dann ein Review-Termin: was sich bewegt hat, warum, und die zwei, drei Entscheidungen, nach denen die Zahlen verlangen. Entscheidungen protokolliert, im nächsten Monat wieder aufgerufen. Der Forecast rollt weiter, sodass eine Abweichung sichtbar wird, solange das Quartal noch zu ändern ist.
Genauso wichtig: Ihre Leute lernen den Rhythmus. Internes Team und externe Buchhaltung liefern, ohne dass jemand hinterhertelefoniert, und das Team beginnt, seine eigenen Zahlen zu lesen. Das braucht Monate an Gewohnheit statt eines Projektplans, und genau das macht alles dauerhaft.
Vertiefung: Derselbe Rhythmus trägt mehr Gewicht
Planung und Budgetierung, mit Abweichungen gegen Ist, jeden Monat. Szenarioarbeit, wenn eine Entscheidung groß ist.
Preise aus Lieferkosten. Was eine Stunde kostet, wofür sie verkauft wird, was jedes Projekt und jeder Kunde beiträgt.
Die Kostenbasis. Lieferanten- und Softwareausgaben, Verträge, Tooling, das zu Ihrer Größe passt. Und KI dort in Finanzprozesse und Reporting geholt, wo sie ihren Platz verdient.
Beirats- und Bankenreporting aus denselben Zahlen. Keine Parallel-Excels.
Transaktionsbereitschaft: So oder so gut angelegt
Keine Exit-Absicht nötig, und kein eigenes Projekt, wenn die Absicht kommt. Einmalige und gesellschafterbezogene Kosten werden dokumentiert, während sie anfallen: dann dokumentiert, werden sie akzeptiert; später rekonstruiert, werden sie angegriffen. Der Datenraum wächst als Nebenprodukt des Monatspakets, nicht als Neunzig-Tage-Hektik vor der Due Diligence.
Und wenn eine Transaktion läuft, werden die Zahlen verteidigt: während der Due Diligence und danach, durch Earnout- und True-up-Mechaniken, in denen noch echtes Geld bewegt wird.
Für die Übergabe gebaut
In jede Stufe eingewoben statt einer eigenen Stufe. Das Mapping, die Datenlandkarte und die Kadenz sind dokumentiert, damit Ihr Team den Prozess führen kann.
Der Output
Die Berichte, die Excel-Exporte, der Datenraum. Gewöhnliche Dateien, aus Ihren Daten gebaut, für immer Ihre, einschließlich allem, was je generiert wurde.
Kontinuität
Das Monatspaket muss nicht enden, wenn das Mandat endet. Eine Kontinuitätslizenz, mit der Ihr Team dieselben Berichte weiter erzeugt, steht auf der Roadmap.
Stufe null ist ein Gespräch
Welche Gesellschaften, welche Buchhaltungssysteme, was Sie sehen müssen. Nach diesem Gespräch wissen Sie, ob es passt, und wir auch.
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