Das Budget, an jedem Abschluss gemessen
Ein Budget aus den eigenen Treibern des Unternehmens, für das Jahr gesperrt und Monat für Monat dem Ist gegenübergestellt, mit dem Ausblick, wo das Jahr landet.
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Meridian ist ein fiktives Demo-Unternehmen. Alle Werte sind Beispieldaten.
Kernfragen
Liegen wir im Budget?
Monat und laufendes Jahr stehen Zeile für Zeile neben dem Budget, vom Umsatz bis zum EBITDA, jede Abweichung als Betrag und in Prozent und als günstig oder ungünstig gekennzeichnet.
Wo landet das Jahr?
Der Ausblick auf das Gesamtjahr ergänzt das Ist bis dato um die restlichen Monate der Prognose und stellt die Summe dem Budget des Gesamtjahres gegenüber.
Warum weichen wir vom Plan ab?
Eine Überleitung führt vom Budget-EBITDA zum Ist-EBITDA, über Personalstand, Stunden, Auslastung, Satz und die Kostenzeilen. Ihre Schritte ergeben zusammen die ganze Differenz.
Budget gegen Ist
Ein Budget ist die Planung, für ein Jahr eingefroren: Treiber und geplante Änderungen, dazu eigene Stellhebel, als Version gesperrt. Jeder Abschluss wird daran gemessen, in der GuV, auf dem Dashboard und auf einer eigenen Seite, mit dem Ausblick auf das Gesamtjahr und der Überleitung vom Budget- zum Ist-EBITDA.
Budget
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Ein Budget aus den Treibern, als Version gesperrt
Das Budget beginnt bei den eigenen Treibern und geplanten Änderungen des Unternehmens und ergänzt eigene Stellhebel und Änderungen: fakturierbare und Overhead-VZÄ, Auslastung, die Wachstumswerte sowie Einstellungen oder Kostenänderungen nur für den Plan. Die Prognosen lesen sie nie, Plan und Prognose bleiben also getrennt.
Ein Budget entsteht als Entwurf im Bildschirm Budget der Operator-App und wird mit jeder Änderung neu gerechnet. Das Sperren legt es endgültig fest; eine spätere Änderung ist eine neue Version, mit der gesperrten als Vorgänger und einer Begründung. Ein Budget, das nach Beginn seines Jahres entsteht, ist überall als rekonstruiert gekennzeichnet.
Jeder Abschluss gegen das Budget
Sobald ein Budget gesperrt ist, vergleicht jeder Durchlauf das Jahr damit:
- Die GuV: Budget, Abweichung und Abweichung in Prozent neben dem laufenden Jahr
- Das Dashboard: die Karte EBITDA ggü. Budget für den Monat und das laufende Jahr
- Die Seite Budget: Monat und laufendes Jahr für jeden abgeschlossenen Monat, die Kapazität gegen das Budget, die Diagramme und die Abweichung Monat für Monat
- Die Präsentation für den Beirat: dieselbe Karte auf ihrer Folie zum Monat
Jede Abweichung wird in Worten als günstig oder ungünstig gelesen, Farbe markiert nur die wesentlichen.
Wo das Jahr landet
Der Ausblick auf das Gesamtjahr ist das Ist bis dato plus die restlichen Monate der EBITDA-Prognose, gegen das Budget des Gesamtjahres gestellt.
Zwei Merkzeilen zeigen dasselbe Jahr mit den restlichen Monaten zur Kapazität des Teams.
Ein gesperrtes Budget für das kommende Jahr erscheint vor dessen erstem Abschluss als Planjahr: seine Monate, seine Kapazität und der Ausblick dagegen.
Vom Budget-EBITDA zum Ist-EBITDA
Die Abweichungsüberleitung führt für das laufende Jahr vom Budget-EBITDA zum Ist-EBITDA, als Wasserfall und als Tabelle. Ihre Schritte sind Personalstand, Stunden je VZÄ, Auslastung und Satz, danach der Umsatz außerhalb fakturierter Stunden und die drei Kostenzeilen: Personalaufwand, Fremdleistungen und sonstige betriebliche Aufwendungen.
Die Schritte ergeben die Differenz auf den Cent. Wo Stunden oder Personalstand fehlen, ist der Umsatz ein Schritt, und die Seite sagt, warum.
Die Gruppe und der Datenraum
Der Konzernbericht vergleicht das EBITDA: die gesperrten Budgets der Gesellschaften, jeder Monat zum Kurs seines Ist umgerechnet. Eine Gesellschaft ohne gesperrtes Budget wird in der Konzern-GuV genannt.
Das Budget bleibt aus dem Datenraum, bis das Unternehmen es offenlegt. Dann trägt die GuV-Arbeitsmappe die Budgetspalten und ein Blatt Budget mit der Version, ihren Monaten und der Überleitung, und ein gesperrtes Budget für das kommende Jahr erhält eine eigene Arbeitsmappe.
Begriffe
- Budgetversion
- Ein Budget für eine Gesellschaft und ein Jahr unter einem Namen: ein Entwurf, bis es gesperrt wird, danach fest. Eine Änderung ist eine neue Version.
- Budget-Stellhebel
- Ein Treiberwert, den ein Budget für sich selbst festlegt, etwa fakturierbare VZÄ oder Auslastung, nur im Budget gespeichert.
- Ausblick Gesamtjahr
- Das Ist bis dato plus die restlichen Monate der Prognose, gegen das Budget des Gesamtjahres.
- Abweichungsüberleitung
- Die Schritte vom Budget-EBITDA zum Ist-EBITDA, die zusammen die ganze Differenz ergeben.
- Rekonstruiertes Budget
- Ein Budget, das nach Beginn seines Jahres entstand, als solches gekennzeichnet.
Datenquellen
- Die monatliche Saldenliste jeder Gesellschaft
- Monatlicher Personalstand und Stunden, für die Kapazität und die Überleitung
- Die Treiber und geplanten Änderungen, als Ausgangspunkt des Budgets
- Die Budgetversionen aus der Operator-App
- Die Pipeline, für den Ausblick auf das Gesamtjahr
FAQ
Was ist ein treiberbasiertes Budget?
Ein Budget aus den Größen hinter dem Ergebnis, etwa Personalstand, Auslastung, Satz und Kosten je VZÄ. Ein Ziel wird erreicht, indem ein Treiber bewegt wird, so lässt sich jede Abweichung auf einen zurückführen.
Warum ein Budget sperren?
Ein gesperrtes Budget ist eine Aussage vor dem Jahr, und jeder Abschluss wird an denselben Zahlen gemessen. Eine Überarbeitung ist eine neue Version daneben.
Was ist eine Abweichungsüberleitung?
Ein Weg vom Budget-EBITDA zum Ist-EBITDA in Schritten, etwa Personalstand, Auslastung und Satz, die zusammen die ganze Differenz ergeben.
Verändert das Budget die Prognose?
Die eigenen Stellhebel und Änderungen des Budgets sind nur im Budget gespeichert, die Prognosen rechnen mit den realistischen Treibern. Plan und Prognose bleiben getrennt.
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